Расширенные функции
P.S. Разделение программы на блоки это также один из инструментов реализации задачи, заключающейся в том, чтобы у каждого конкретного исполнителя был только необходимый, но полный набор,с точки зрения его обязанностей, набор функций.
- Поиск деталей на складах партнёров и оформления клиентских заказов.
Продавец видит все предложения поставщиков с учётом замены, с ценой продажи клиенту, с указанием срока поставки и, при необходимости, с указанием поставщика и закупочной ценой. Включение в заказ осуществляется одним кликом мыши, без необходимости создания карточек товара и расчёта цен.
P.S. Карточки товара создавать не нужно, так как они уже присутствуют в системе.
Система ценообразования позволяет задавать различные наценки на разных поставщиков и разные бренды.
Предоставленные возможности не только многократно ускоряют работу продавцов по поиску деталей и оформлению заказов, не только существенно повышают качество работы каждого продавца и всей фирмы в целом, но и принципиально меняет суть их работы. Сначала, продавец использует программу для полноценного ответа клиенту, а затем программа избавляет его от рутинной работы по оформлению заказа.
P.S. При использовании фирмами обычных складских программ продавец вынужден пользоваться многочисленными источниками информации, самостоятельно рассчитывать цены, искать замены, а затем ещё тратить немало времени на оформление заказа.
2. Помогает в формировании заявок поставщикам по заказам клиентов, помогает в отслеживании заказов и контроле работы поставщиков.
Информация о поставщике и заявленная им цена автоматически сохраняется в заказе. Это позволяет быстро сформировать заявки, подсчитать их сумму, проверить входные цены.
3. Оптимизация складского заказа по цене.
Уже сам факт, что видны все предложения поставщиков, причём с учётом замены позволяет намного лучше делать свою работу специалистам. Также в программе есть механизмы для быстрого формирования заявок на основе лучших предложений поставщиков.
4. Анализ предложений поставщиков и конкурентов для формирования и оптимизации собственного склада по ассортименту.
В программе есть отчёты позволяющие анализировать предложение своей фирмы на основе собранной информации, не допускать пробелов в предложении, анализировать новые бренды. Например, программа позволяет получить отчёт по всему прайс-листу нового бренда, где по каждому номеру будут просуммированы все предложения, а предложения по оригинальным номерам будут выделены в отдельную колонку. Приведём более конкретный пример. Оптовая фирма заключила новый контракт с производителем радиаторов. За несколько дней удалось сформировать заказ, в котором очень большое количество позиций не имело аналогов у конкурирующих брендов, но было в наличие у официальных дилеров. Этой функцией может воспользоваться и любой магазин, чтобы быстро выбрать интересные позиции в предложении поставщика.
5. Склады партнёров можно включать в рассылку своего наличия, можно выкладывать в Интернет-магазин.
Если продавец, набрав номер детали, получает всю информацию, необходимую для продажи или оформления заказа, то ничто не мешает и покупателю сделать то же самое, если эти данные из программы будут представлены в интернет магазине. Наша фирма предлагает готовый функционал для вашего интернет магазина, который, в частности, может осуществлять рассылку вашего наличия вместе с предложениями ваших партнёров.
P.S. Разным клиентам возможна рассылка различного набора предложений.
6. Организовать работу автосервиса по принципу одного окна.
Функционал опции «Чужие склады» ключевой момент в изменении работы с запчастями. Но если работа продавца организована так, что продвинутый покупатель (используя интернет-магазин) может сделать её самостоятельно, то и мастер-приёмщик тем более сможет. Если мастер приёмщик может подобрать номер детали или найти её по наименованию, то ему не нужно ни к кому обращаться для ответа клиенту, включения нужной детали в наряд-заказ или в заявку на ремонт или заказ. Всё это в сумме позволяет существенно сэкономить время мастера приёмщика, а также и время клиента. P.S. В программе заявка на ремонт может полностью заменять клиентский заказ на детали, что обычно используется, если автомобиль не покидает автосервис в ожидании запчастей.
7. Помогает проверить и подготовить остатки из предыдущей программы к импорту в КАИС “Автостандарт”.
Так как у разных поставщиков файлы их наличия существенно различаются, а представленная информация не всегда корректна, например, искажён номер производителя, то система обладает достаточным функционалом позволяющим «научить» её распознавать и импортировать данные от этих поставщиков. Если остатки, выгруженные из предыдущей программы, будут полностью распознаваться как чужой склад, то это значит, что в нужный момент получится быстро загрузить их как свой склад.
8. Импорт данных поставщиков.
Информация о наличии партнёров появляется в программе путём импорта поступающих файлов.
Программу можно подключать к сайтам поставщиков, используя API запросы, при условии, что поставщик предоставляет соответствующую услугу (WEB Service)
Некоторые принципы процедуры импорта данных поставщиков:
- Файлы наличия поставщиков импортируются без какой-либо предварительной обработки. Система запоминает расположение колонок в файле, правильно импортирует номера вне зависимости от наличия или отсутствия в номере точек, тире и тому подобных символов, способна распознавать различное написание брендов и искажённое написание номеров деталей.
- На одном компьютере возможно осуществлять несколько импортов одновременно.
- При импорте очередных данных от поставщика данные за предыдущие даты от этого поставщика удаляются. Таким образом предварительного удаления устаревших данных не требуется.
- Процедура импорта достаточно проста, но с другой стороны не позволяет что-то существенно испортить, что позволяет поручить её аккуратному, но не обязательно высокооплачиваемому работнику. Контроль опытного работника требуется, но эпизодический и для этого сохраняются отчёты об импортах.
P.S. Исходя из опыта работы нескольких компаний можно сказать, что для поддержания предложения порядка миллиона позиций требуется около 2-3 человеко-часа в день.
У всех работников разные права доступа для разных точек реализации.
Основную массу товара, за исключением масел и некоторых других позиций, магазины закупают у фирмы-1 и от имени этой фирмы заключены договора с поставщиками. Физически товар от поставщиков поступает в основном на центральный склад, хотя и не всегда. В магазины ежедневно перемещаются как детали под заказы клиентов, так и на пополнение ассортимента. Иногда требуется перемещать товар между магазинами, причём логистически это удобнее делать через центральный склад.
Для физического перемещения товара накладные создаются на основе автоматически формируемых списков и могут включать в себя заказные и/или складские позиции. Детали из клиентских заказов, имеющиеся на другом складе, предварительно бронируются непосредственно в заказе и остаются забронированными до момента создания накладной передачи. Складские позиции добавляются в накладную на основе индивидуальных для каждого магазина страховых запасов, при условии, что они есть на складе, с которого планируется перемещение. Перемещение происходит с подтверждением кладовщиками как выдачи товара в одном месте, так и поступления в другом. Все этапы перемещения товара будут отображены там, где эта информация может быть нужна: в самой накладной, в режиме наличия деталей на складах, в клиентском заказе. Перемещение деталей происходит без потери первичной информации о поставщике, цене, дате приобретения и так далее. Всегда понятно, когда и откуда переместилась деталь.
Для перемещения товара только между юридически лицами, без перемещения между складами, накладная перемещения формируется автоматически в момент создания товарного чека. Юридических лиц, откуда передаётся товар, может быть несколько и накладных, в этом случае, будет создано несколько. Обычно, для удобства, пользуются настройкой, позволяющей создавать только одну автоматическую накладную между двумя подразделениями в течение одного дня. При создании очередного чека такая накладная будет автоматически пополняться. Таким образом, продавец при поиске по наличию, видит предложения на всех складах и может либо сразу продать товар, не обращая внимание на чьём балансе он числится, но при условии, что деталь находится на локальном складе или оформить на клиента заказ, взять, при необходимости, предоплату и забронировать деталь на удалённом складе. При очередном перемещении товара эта позиция будет автоматически включена в накладную перемещения. Детали, заказанные у поставщиков, при поступлении на центральный склад, будут автоматически забронированы, а затем также автоматически включены в ближайшую накладную перемещения в тот магазин, где оформлен заказ.
Также у компании есть партнёр, который предоставляет товар на условиях консигнации. Товар этого партнёра в программе числится на балансе другой фирмы (фирма-2). Фирма-2 продаёт товар только фирме-1, по мере необходимости, то есть в момент продажи покупателю.
Заказы поставщикам размещаются одним человеком и одной заявкой. Управление наличием товара в магазинах возложено на этого же человека. Механизмы формирования товарных запасов учитывают всю специфику, связанную с работой нескольких магазинов. Таким образом, в магазинах никто не занимается ни пополнением склада, ни размещением заказов у поставщиков, ни контролем над поступлением и перемещением товара. В магазинах осуществляются только продажи и оформление заказов.
В интернет-магазине клиент увидит, в каком из магазинов есть интересующая его деталь и контакты непосредственно этого магазина. Заказ клиент может оформить в любом удобном для него, с точки зрения получения товара, в магазине. В этом случае у детали будет указан срок поставки до этого магазина. В прайс-листах для клиентов может быть представлено наличие нескольких магазинов с указанием сроков доставки до магазина, к которому прикреплён покупатель. Для покупателя этот товар будет отображён аналогично предложениям со складов партнёров, включённым в этот же прайс-лист.
Настройка типов взаимоотношений магазинов и юридических лиц учитывает всю специфику этих взаимодействий, в том числе финансовую и бухгалтерскую. Подразделения могут выступать друг для друга и в качестве поставщика, и в качестве покупателя. Накладная передачи может выступать в качестве полноценного документа на отгрузку с возможностью формирования пакета документов, с возможностью оплаты и контролем дебиторской задолженности. Во взятой для примера фирме существует внутреннее разделение ответственности, в том числе и материальной по направлениям деятельности (розница, опт, масла), а один магазин партнёрский с ещё другими владельцами. На основе накладных производится не только перемещение товара, но и его продажа. Цена может формироваться с коэффициентом от закупочной стоимости, может быть розничной или быть приравненной к цене определённого клиента. В последнем случае могут быть задействованы все инструменты розничного и оптового ценообразования. У ИП на этой фирме упрощённое налогообложение, но для ООО уже требуется полноценная бухгалтерская отчётность. Надо отметить, что на этой фирме в штате нет ни одного бухгалтера и ни одного работника, который посвящал бы осуществлению финансового контроля всех этих разнообразных отношений большую часть своего времени. Финансовые взаимозачёты производят учредители с удобной им периодичностью, а бухгалтерскую отчётность делает сторонняя специализированная фирма. Ей раз в месяц отправляется отчёт из программы, который они загружают в 1С, затем формируют отчётность и сдают в соответствующие органы. Обходится это в разы меньше чем полноценный бухгалтер, а времени на это уходит буквально несколько минут в месяц. Можно ещё повториться, что импорт данных из нашей программы в 1С происходит практически всегда без лишних вопросов в отличие, например, от данных из управленческих программ на основе тех же 1С. Основная причина в продуманности алгоритмов и полноте функционала нашей программы, что защищает от различных ошибок и исключает необходимость для работников проявлять «фантазию и находчивость» для разрешения различных ситуаций, что существенно повышает количество ошибок, особенно с точки зрения бухгалтерии. И большая проблема в том, что эти ошибки выявляются не сразу, а только в момент формирования отчётности, уже по завершению периода, когда исправлять их существенно сложнее.
Чтобы лучше понять, зачем нужно менять многие традиционные методы работы автосервиса для начала нужно попытаться разобраться в том, как они сложились. Как известно автомобили, а соответственно, и необходимость их ремонта появились существенно раньше персональных компьютеров. Но необходимость упорядочить отношения с клиентом и наладить учёт появляется у любого автосервиса, где работает уже не один, а несколько человек. Применяемые методики основывались на рукописных наряд заказах. Обычно основная нагрузка и ответственность за процесс ремонта возлагается на мастера приёмщика. Он должен собрать и согласовать с клиентом все параметры ремонта автомобиля (стоимость, время, наличие запчастей и, при необходимости, срок их доставки и так далее), зафиксировать это в наряд-заказе, а затем добиться того, чтобы ремонт прошёл в рамках оговоренного с клиентом. В процессе ремонта очень часто выявляются скрытые дефекты, а соответственно требуется перерасчёт общей стоимости и дополнительное согласование с клиентом. Всё это проблематично отобразить на бумаге. Если всё расписывать подробно, то получается долго и малопонятно для всех. Поэтому очень часто наряд-заказ заполняют уже по окончании ремонта, а учёт запчастей вообще ведётся параллельно. Общая картина по конкретному ремонту если и есть, то только в голове мастера приёмщика, а с общей картиной происходящего ещё сложнее, особенно если сервис немаленький и мастеров приёмщиков больше одного.
Если нет заранее расписанной калькуляции ремонта и чёткой процедуры согласования, то очень часто окончательную стоимость ремонта даже мастер приёмщик узнаёт только после завершения ремонта. И очень часто эта сумма расходится с той, которая сложилась в голове клиента. Особенно часто такая не стыковка происходит после согласований дополнительных ремонтов. Это не только всегда неприятно, но и является питательной средой для конфликтов.
P.S. Хотя конфликт всегда нехорошо, но с точки зрения бизнеса «тихий» недовольный клиент ещё опаснее. Он и уходит тихо, никоим образом не уведомляя о причинах ухода, и тогда может случиться такая ситуация, что клиент, в широком смысле этого слова, куда-то вдруг пропал.
Очень часто клиент должен ходить по отделам. Иногда, даже заключая с ними отдельные договоры (заказ на поставку запчастей, отдельно вносить предоплату, а затем ещё и самостоятельно получать и передавать в ремонтный цех). При этом передаваемая информация может исказиться, потеряться и часто вдруг выясняется, что чего-то опять недостаёт, и клиент должен опять ждать и платить.
Поэтому конечно лучше, когда «бегает» по отделам мастер приёмщик, но количество обслуживаемых им клиентов в этом случае падает. А ещё приходится контролировать и «толкать» все процессы. Надо знать, как идёт ремонт, чего не хватает для его завершения, заказаны ли запчасти, контролировать их поступление и выдачу, согласовывать дополнительные работы и запчасти, а также очень многое другое. Поэтому иногда просто нет другого выхода, как посылать клиента в отдел запчастей самому всё выяснять и решать.
При всём этом падает общая эффективность работы. Теряется не только время клиента, мастера приёмщика, но и всего ремонтного цеха. Машины стоят, занимают место, деньги за уже выполненные работы и установленные детали получить нельзя. Все бегают, водители наматывают километры, но и клиент не очень доволен и денег нет. Отдельные проблемы и у клиентов и у фирмы возникают в тех случаях, когда на фирме несколько мастеров приёмщиков. Это показательный пример, того как по мере роста фирмы эффективность и качество работы может падать.
Если падает эффективность то, как правило, теряется и управляемость. Трудно понять текущую ситуацию, сколько машин в ремзоне, с каким ремонтом и на какие суммы, что сделано и что осталось, когда ремонт будет завершён, каких запчастей не хватает. Всё на листках бумаги или в головах отдельных работников. Отсутствие текущей управляемости очень часто приводит к принятию неверных решений в выборе пути решения проблем. Например, если машины часто и подолгу ожидают запчастей, а для их приобретения приходится тратить массу усилий, то кажется вполне логичным, что выход только в увеличении склада и дополнительных водителях. Но многое возможно решить за счёт организации работы и информационных технологий. Для начала надо организовать диагностику до выполнения других работ, а затем максимально быстро всё согласовать с клиентом. И тогда можно будет, например, быстро оформить дополнительную заявку на фирме куда водитель и так направлялся за другими заказами. Чуть быстрее получили информацию, чуть быстрее обработали, согласовали и сделали, а в результате довольный клиент, заплатив за полноценный ремонт, уехал вечером этого же дня.
- Контролировать расход денежных средств.
- Выписывать приходно-расходные ордера и контролировать остаток денежных средств. При оплате товарных чеков автоматически генерируется приходный ордер, а при оплате поставки расходный.
- Вести финансовые взаиморасчёты с поставщиками. С каждым поставщиком ведётся баланс, аванс, контроль отсрочек платежей, в программе есть журнал платежей поставщикам.
- Принимать несколько платежей по документу.
- Оплатить одним платежом несколько документов
- Принимать оплату в разных валютах
- Принимать авансовые платежи. Платёж считается авансовым, тогда когда точно неизвестно какие поставки или какие услуги будут оказаны в счёт этих средств, в отличие от предоплаты, которая закрепляется за конкретной позицией. При возвратах денежные средства могут зачисляться на аванс.
- Журнал новых поступлений, позволяющий производить попозиционный приём поступающего товара.
- Журнал выдачи деталей, позволяющий производить попозиционную выдачу товара с указанием фамилии получающего.
- Ввести дополнительную степень контроля при приёме и выдаче товара
- Ввести дополнительную степень контроля при приёме возвратов
- Обладать информацией кто и когда принял товар
- Обладать информацией кто, когда и кому выдал товар
- Разделить функции введения в программу и приёма товара. Оператор вводит всю накладную (или её часть), товар будет виден в наличии, но будет выделен цветом и его нельзя продать. Кладовщик проверяет, раскладывает и постепенно принимает товар. Принятые кладовщиком позиции становятся доступными для продажи. Для отгрузки одной позиции из прихода, нет необходимости ждать проверки и приёма всей накладной.
- Разделить функции выписки товара и его выдачи. Детали документов сначала получают статус “Затребовано” и они появляются у кладовщика в журнале на выдачу. Выдавая деталь, кладовщик указывает фамилию получающего, а статус детали в документе автоматически меняется на “Выдано”. Таким образом, фиксируется точное время выдачи, а также фамилии выдающих и получающих товар.
- Дополнительно информировать посредством статуса детали в документе всех сотрудников, например, мастера приёмщика о ходе ремонта.
- Всегда точно знать фактическое состояние склада. Например, промежуток между включением детали в наряд-заказ и её выдачей может быть очень большим, а детали при кузовном ремонте практически никогда не выдаются все сразу и одному сотруднику. То, что деталь затребована, но не выдана будет видно и в режиме наличия, и в документе. При инвентаризации такая деталь попадёт в список наличия.
Оптовые цены, также как и розничные, рассчитываются динамически
Базовой ценой, также как и при формировании розничных цен, может выступать как прайс-лист,так и цена поступления. Для чужих складов базовой ценой служит цена, предоставленная поставщиком вместе с остатками.
Наценки можно задавать разные по поставщикам, разные по брендам одного поставщика. Каждый бренд можно разделить на 99 ценовых групп, на которые можно будет задавать разные наценки. Для начала работы вполне достаточно задать одну линейку коэффициентов. Также, цену деталей в наличии можно задавать вручную, в явном виде. Система ценообразования позволяет создавать матрицу оптовых цен и управлять этой матрицей.
Бронирование товара в пути позволяет распределять ещё не поступившие запчасти по клиентам. При формировании очередной заявки товар, забронированный в пути, также как и товар под заказ, считается уже проданным.
Оптовая торговля это не только несколько новых функций.
Торговля в больших количествах требует другого качества работы во всём, в том числе и от программы. КАИС «Автостандарт» изначально не только задумывался для оптовой торговли, но и опирался на значительный практический опыт, накопленный к моменту начала разработки.
Функции, необходимые в первую очередь при оптовой торговле, есть во всех разделах программы, как в основных, так и в расширенных. Это, например, и импорт заказов клиентов и экспорт заказов в Excel, где будут указаны все предложения на складе и в пути с учётом аналогов. Это единый список для всех деталей всех заказов по одному клиенту и возможность быстро сформировать один товарный чек по всем доступным позициям. Активно используются при организации оптовой торговли возможности функционала опций «Корпоративных склады», «Касса», “Кладовщик”. Именно для анализа деятельности оптовых фирм более востребованы многие стандартные отчёты. Есть в программе функции, значительно облегчающие таможенное оформление.
Вся программа соответствует повышенным требованиям, связанным с большими объёмами торговли. Это, в первую очередь, большое количество документов и большее количество позиций в документах, а также возможный значительный оборот отдельной позиции. КАИС “Автостандарт” обеспечивает более чем достаточное быстродействие при оформлении многих десятков тысяч документов в год без изменения скорости работы с накоплением многолетней базы данных и без использования дорогостоящих компьютеров.
КАИС “Автостандарт” обеспечивает должный складской учёт при большой номенклатуре товаров, при большом их обороте, а также при работе с “колёс”
Программа и организация всех процессов должны обеспечивать высокую производительность каждого сотрудника и всей фирмы в целом. Оптовая торговля характеризуется не только объёмами, но, в первую очередь, небольшими наценками. Это значит, что объём отгрузок на одного сотрудника, как в денежном, так и в физическом выражении должен в несколько раз превышать показатели при розничной торговле.
В КАИС “Автостандарт” это обеспечивается не только полноценным функционалом, но и отработанными бизнес процессами, изначально заложенными в программу.
P.S. Анализируя доступную нам информацию мы можем утверждать, что производительность на фирмах, использующих КАИС “Автостандарт”, более чем в два раза выше чем у их ближайших конкурентов.
Управление складом. Классическая оптовая торговля подразумевает очень большую номенклатуру складских позиций. Соответствующей должна быть и “глубина” склада, то есть количество по каждой позиции, так часто сроки поставок довольно значительны. При большом количестве брендов с пересекающимися товарными группами, при постоянно меняющихся ценах возникает внутренняя конкуренция, что необходимо учитывать при формировании склада. Отсутствие контакта с конечным (розничным) потребителем, торговля запчастями ко многим маркам автомобилей требует особых методов сбора и анализа информации. Здесь очень востребована фиксация неудовлетворённого спроса, информация о наличии на складах других фирм, а также специальные отчёты, основанные на этой информации.
Концепция единого информационного пространства и полных баз данных наиболее актуальна именно при оптовой торговле, в силу объёмов торговли, больших потоков информации, необходимости формализации отношений с клиентом.
1. Спецколонки и спеццены
Спецколонки дают возможность назначать одному клиенту различные колонки (разные наценки), как на разные бренды, так и на разные группы внутри одного бренда.
Спеццены позволяют устанавливать индивидуальные цены на отдельные позиции.
2. Управление дебиторской задолженностью
Позволяет устанавливать суммы кредита и сроки отсрочки оплат. При нарушении сроков оплаты отгрузка автоматически блокируется.
3. Менеджеры клиентов, управление менеджерами
Позволяет закрепить покупателей за менеджерами, видеть статистику продаж раздельно по менеджерам. Также позволяет ограничить доступ менеджеров к информации по клиентам, закреплёнными за другими менеджерами.
4. Анализ клиентов
Позволяет более подробно анализировать клиентов.
5. Журнал доставок
Позволяет управлять доставками, что особенно актуально при наличии на фирме нескольких автомобилей.
6. Контрактные поставки
Контрактные поставки используются при транзитных поставках, когда товар не разгружается на складе, а сразу поставляется клиенту. Предусмотрено специальное ценообразование, что удобно при выполнении логистических услуг, в том числе и при импорте товара специально под клиента.
Использование умной заявки значительно повышает качество и скорость формирования заявок поставщикам.
P.S. Режим находится в стадии разработки.
P.S. Режим находится в стадии тестовой эксплуатации.
— автоматизировать импорт заказов оформленных в интернет магазине;
— автоматизировать ввод новых клиентов;
— автоматизировать импорт заказов поступающих на почту в виде файлов Excel/TXT.(Расположение колонок в файле может быть любым, на усмотрение клиента);
— автоматически обновлять статусы деталей в заказах;
— автоматически уведомлять клиентов о выполнении заказов;
— использовать для различных уведомлений не только почту, но и Telegram-бот;
— создавать на сайте несколько точек продаж;
— автоматически обновлять собственное наличие на сайте;
— автоматически рассылать персональные прайс листы по заданным расписаниям;
— включать в прайс листы наличие партнёров;
— синхронизировать цены на сайте с программой. (Ценовая политика меняются только в программе в одном месте);
— синхронизировать скидки клиентов на сайте с программой (Скидки клиентам меняются только в программе);
— контролировать лимиты на отгрузку товаров с отсрочкой платежа;
— видеть клиенту свой баланс;
— автоматически уведомлять клиентов о просроченных платежах;
— автоматически переносить данные о наличии на складах поставщиков в программу. (Это необходимо для работы функции, отвечающей за пополнение склада и для работы опции Smart Price — ценообразование на основе предложений конкурентов)
