Комплексная аналитическо-информационная система “Автостандарт”
Мы решили большинство ваших проблем,
включая те, о которых вы еще не знаете!
Контакты
+7 (499) 409-07-29
zakaz@kais.ru

Окупаемость

Как уже упоминалось в другом разделе затраты на автоматизацию это самое выгодное вложение в любом случае, при любом способе и варианте осуществления этого процесса.

P.S. Даже самые затратные и провальные попытки лучше, чем ничего, так как отрицательный опыт это тоже опыт. Есть много примеров когда со второй, а то и с третьей попытки, фирмы достигали положительного результата. Что бывает в тех случаях, когда ничего не делается, здесь описывать не имеет смысла. Тот, кто читает этот сайт, уже делает самое главное - думает.

Для расчёта эффективности вложений, для правильного выбора пути автоматизации необходимо правильно просчитать как затраты, так и эффективность того, что планируется достигнуть.

Затраты

При расчёте затрат надо обязательно учитывать внутренние затраты фирмы, а также скорость и проблемы перехода на новую программу. Необходимо заранее учесть затраты на эксплуатацию, так называемую стоимость владения.

Внутренние затраты существуют всегда, при любых новациях в работе фирмы. Внутренние затраты это прежде всего рабочее время сотрудников, потраченное на обучение и на перенастройку рабочих процессов. Внедрение новой программы, которую используют все сотрудники непростая задача. Эту задачу нельзя решить, не отложив некоторые другие дела. Это касается всех сотрудников, но в первую очередь руководителей.

Самая ответственная работа это выбор. Для начала необходим список задач, которые должны быть решены. Среди задач должны быть выделены приоритетные. Только полностью убедившись в том, что ни одно готовое решение не поможет решить основные задачи, нужно рассматривать варианты связанные с последующей доработкой приобретённой программы, т.к. этот вариант ведёт не только к последующим неопределённым тратам на программистов, но и на порядок увеличит внутренние затраты.

P.S. Концентрироваться надо именно на ключевых задачах. Классической, можно сказать детской ошибкой, является желание решить всё и сразу. И в результате, деньги часто отдают тем, кто умеет лучше обещать.

Выбирая путь создания программы "под фирму" надо осознавать риски связанные с фактором неопределённости внешних и внутренних затрат, времени решения задачи, а также качества продукта в итоге. Такой путь может значительно увеличить стоимость владения. Во многих фирмах существует целый отдел программистов, необходимый для поддержания работоспособности и развития учётной программы!

Одним из важнейших факторов окупаемости является возможность максимально быстро начать работу фирме в случае, если она только начинает свою деятельность, и перейти на новую программу не останавливая работы, если она уже идёт. В первом случае мы считаем нормой, когда это занимает часы с момента установки программы, а нюансы можно оставить на потом. Во втором случае самое главное исключить любые остановки работы, учесть все нюансы, что требует определённой подготовки. Чем больше фирма, тем дороже обходится час простоя, но чем больше фирма, тем сложнее задачи и тем вероятнее сбои или, иногда, просто непонимание персонала какие кнопки нажимать в конкретной ситуации. С другой стороны подготовка к переходу должна быть осуществлена в разумные сроки.

P.S. Надо отметить, что зачастую только подготовка к переходу на нашу программу уже начинает приносить экономический эффект. Самый очевидный результат такой подготовки приведение данных о товаре на складе в порядок. Есть примеры, когда программа полностью окупалась задолго до перехода на неё.

Важна не только скорость перехода, но и качество. Качество перехода, как и скорость, во многом определяется тем, насколько программа уже отвечает поставленным задачам. Для нас нормально, что у нового пользователя КАИС "Автостандарт" нет ни одного пожелания по доработке программы, но есть план развития фирмы.

Начало работы КАИС "Автостандарт" это только начало процесса освоения новых возможностей для каждого сотрудника и всей фирмы!

Все возникающие вопросы и пожелания, возникающие при внедрении или работе, решаются без дополнительных оплат. Изменения программы получат все пользователи программы в рамках абонентского обслуживания.

Гарантией качества с нашей стороны является фиксированная сумма договора. Финансово мы заинтересованы только в максимально быстром освоении нашей программы и последующем расширении деятельности нашего клиента.

P.S. При внедрении многих программ считается нормальным наличие списка задач, которые надо решить до начала работы. В процессе подготовки возникает другой список задач, решение которых откладывается на "после" внедрения программы. Сразу после внедрения этот список обычно резко увеличивается и, как правило, не уменьшается с годами. Кроме этого для многих компаний характерно решение проблем сверху, а до задач продавцов, кладовщиков дело не доходит. Мало того, решение глобальных проблем, связанных, например, с бухгалтерией, может и усложнить работу персонала.

Те, кто продаёт программы, требующие бесконечных доработок, обеспечивает себе стабильный доход на длительный период. В этом случае первоначальная стоимость не столь важна, а желание клиента что-то изменить только приветствуется. Дорабатывать продукт индивидуально под каждого клиента и проще и выгоднее.

Стоимость владения, абонентское обслуживание.

По завершению перехода на новую программу на первое место выходит качество поддержки и стоимость владения.

В рамках абонентского обслуживания пользователь КАИС "Автостандарт" получает:

  • Обновления версии КАИС "Автостандарт"
  • Обновления справочника номеров
  • Обновления справочника аналогов номеров
  • Возможность обращаться на горячую линию и получать консультации
  • Реализацию пожеланий по доработке программы

Использование КАИС "Автостандарт" не подразумевает наличия на фирме программиста. Пользователю КАИС "Автостандарт" никогда не приходится даже общаться с программистом. Если у пользователя возникает вопрос, что для большинства происходит достаточно редко, он получает консультацию по оптимальному решению проблемы. Только в том, ещё более редком случае, когда не найдено полностью удовлетворяющее клиента решение, рабочая группа КАИС "Автостандарт" вырабатывает техническое задание на доработку программы. В конце концов, обновлённую версию программы с новыми возможностями получат и остальные клиенты, находящиеся на обслуживании или при разовом обновлении.

Всегда актуальные справочники значительно экономит время многих сотрудников, значительно улучшает качество работы, позволяет быть в курсе всех новых предложений поставщиков.

Таким образом, пользователь КАИС "Автостандарт" за фиксированную сумму в десятки раз меньшую оклада одного квалифицированного сотрудника получает полное решение своих проблем или, что более верно, практически полное отсутствие проблем.

Лучшим показателем надёжности системы и полноты функционала является то, что большинство наших клиентов обходятся без абонентского обслуживания. Конечно, большая часть из них это небольшие фирмы, но не только. Например, уже несколько лет работает без обслуживания сеть из 9 магазинов!

Выбрать вариант работы с абонентским обслуживанием мы не заставляем, а убеждаем качеством работы. Грамотные консультации, улучшение программы там, где кажется уже ничего нельзя улучшить, новые блоки программы и, конечно, актуальные справочные данные вот, что ценят наши клиенты.

Абонентское обслуживание КАИС "Автостандарт" экономит силы и средства, а также значительно повышает конкурентоспособность фирм.

Окупаемость

Оптимизация затрат важная задача, но самое главное это окупаемость и её срок. Мы ориентируем клиента на сроки окупаемости от одного до нескольких месяцев. Причём отдача от использования КАИС "Автостандарт" со временем должна только нарастать. Преимущества можно условно разделить на уровни в зависимости от их очевидности и простоты расчёта приносимого экономического эффекта.

1-й уровень. Его можно легко рассчитывать.

Скорость и качество работы продавца.

КАИС "Автостандарт" умножает и скорость, и качество работы продавца, помогая ему в его непосредственной работе и освобождая от дополнительных операций. Зная его зарплату можно оценить и отдачу от увеличения скорости его работы.

Продавцу необходимо только набрать номер, чтобы получить всю информацию о детали и её аналогах: наличие на собственном складе и складах партнёров, стоимость и срок поставки. Ещё несколько движений и чек или заказ оформлены. Как зачастую работает продавец, полагающийся только на своё умение и опыт? Рассмотрим вариант, когда нужной позиции нет на складе и нужно предложить покупателю варианты доставки под заказ. Подобранный оригинальный номер продавец пробивает по различным сайтам, программам и файлам с целью получить информацию по заменам, наличию и ценам. Он должен помнить, что и где смотреть. Где есть только оригинал, а где только аналоги определённых брендов. На каком сайте замены проработаны, а где не очень. Для того чтобы сообщить варианты покупателю он должен взять в руки калькулятор и умножить цену поставщика на некие коэффициенты, а также помнить сроки поставки от разных поставщиков. Всё это продавец обычно записывает, так как необходимых покупателю запчастей может быть несколько и надо не запутаться во всех вариантах. И только получив согласие клиента на заказ, продавец заходит в учётную систему и приступает к оформлению заказа. Приходится создавать карточки товара, проставлять цены и так далее. В рассмотренном случае программа ничем не помогла продавцу, а оформление заказа это фактически дополнительная трата времени и продавца и покупателя. Чтобы упростить себе задачу, многие продавцы используют для получения информации какой-либо интернет магазин, а затем всё там и заказывают.

Отсутствие замен, неудобный поиск и многое другое часто существенно осложняют и поиск на собственном складе. В сумме с привычкой искать запчасти везде, но только не в своей учётной системе очень часто приводят к тому, что заказываются запчасти уже имеющиеся на складе. Очевидно, что расширение склада в такой ситуации бесперспективно. Развиваться в этом направлении подобная фирма не сможет. Устраняя и главное, предотвращая подобные ситуации КАИС "Автостандарт" создаёт предпосылки для главного преимущества третьего уровня, а именно возможности для фирмы развиваться в том направлении, которого требует рынок и клиенты, а не в том, которое позволяет программа.

Окупаемость в несколько месяцев достигается только за счёт преимуществ первого уровня. Это то, ради чего приобретают нашу программу маленькие фирмы, состоящие из одного-двух человек. Они ценят эффективность продавцов, т.к. сами являются продавцами. Преимущества следующих уровней начинают работать не сразу, но приносят более существенный эффект.

P.S. Конечно это деление на уровни очень условно. Многие фирмы плюсы, описанные ниже, тоже умеют просчитывать.

2-й уровень. Менее просчитываемый, но очевидный.

Качество обслуживания клиента

Время продавца стоит конкретных денег, но время покупателей очевидно дороже! Еще важнее для клиента качество работы всей фирмы в лице продавца. Покупатели не любят долго ждать, особенно по телефону, при этом ответ должен быть не только быстрым, но и полноценным. В противном случае, вероятность того, что клиент придёт именно к вам существенно снижается. Используя КАИС "Автостандарт" продавец сможет дать качественный и полноценный ответ за существенно меньшее время.

КАИС "Автостандарт" помогает в работе всем сотрудникам фирмы.

Очень важно, что программа становится незаменимым помощником для всех сотрудников, в том числе и высококвалифицированных. Таких как, например, специалист по закупкам. КАИС "Автостандарт" предлагает в этом направлении целый набор инструментов. Очень важны механизмы взаимодействия с поставщиком. Информация, используемая продавцом для поиска запчастей очень полезна и для управления складом. Конечно, важна статистика запросов, продаж, в том числе по группам взаимозаменяемых деталей. Очень важно взаимодействие специалиста по закупкам с продавцами, как для чёткого выполнения заказов, так и для правильного пополнения склада. Взаимодействие должно быть практически автоматическим, без лишних нажатий кнопок, без телефонных звонков и тому подобное. Такое взаимодействие способствует как эффективной работе закупщика, так и продавца.

Улучшению работы каждого сотрудника (продавца, специалиста по закупкам и других) способствует наличие необходимого функционала, отсутствие избыточных (лишних) операций, предоставление нужной информации (единое информационное пространство), а так же отлаженные бизнес процессы

Улучшение взаимодействия всех отделов и сотрудников. Отлаженные бизнес процессы.

В качестве примера можно взять выполнение заказов клиентов. Если заказы не будут чётко выполняться, то большое предложение и скорость оформления не будут иметь никакого смысла, а увеличение количества заказов будет существенно увеличивать количество проблем с клиентами. Попытки решить эти проблемы за счёт увеличения количества сотрудников далеко не всегда помогают, а очень часто только усугубляет ситуацию. Но когда вся фирма это всего несколько работников процессы никуда не исчезают, просто каждый сотрудник совмещает несколько функций, что для конкретного человека даже сложнее. Поэтому отлаженность и простота всех операций очень важны, всегда и для всех. Но конечно, по мере роста фирмы, этот фактор становится всё более и более важным.

Повышение эффективности всей фирмы.

Эффективность каждого сотрудника плюс отлаженные бизнес процессы дают в итоге максимум выработки в среднем на одного сотрудника. Конечно, сравнение эффективности фирм без полных данных очень условно, и даже статистика, будь она известна, не позволяет делать однозначных выводов. Но, тем не менее, есть данные, позволяющие говорить, что для, например, оптовых фирм программа позволяет достигнуть более чем вдвое большего объёма продаж (в среднем на одного штатного сотрудника).

Приведение в порядок ранее приобретённого товара.

В процессе перехода на КАИС "Автостандарт" приходится наводить порядок на складе. Перенести беспорядок в нашу программу весьма проблематично. Если у фирмы к моменту перехода имеется значительный склад, то практически всегда находится достаточное количество товара, которое превратилось в неликвиды именно по причине неправильного занесения и отсутствия замен.

Оптимизация склада и закупок

Если у продавца проблемы с поиском деталей на складе из-за отсутствия замен, если он не может видеть предложений поставщиков по всем брендам, а поставщиков очень ограниченное количество, то эти же проблемы мешают правильно формировать склад. Для формирования склада также нужны статистика продаж и запросов, автоматическое формирование заявок по страховым запасам. К оптимизации можно отнести возможность работы с большим количеством брендов и поставщиков. Например, очень часто фирмы не могут закупать детали по новым брендам по причине того, что продавцы попросту не смогут их найти по программе. P.S. Практика показывает, что если у фирмы склад более 2000 позиций, то только оптимизация склада и закупок окупает все затраты связанные с КАИС "Автостандарт". Большинство наших клиентов говорят, что ранее они закупали на склад не то и не там.

Взаимозаменяемость сотрудников, возможность быстрого обучения новых сотрудников, меньшая зависимость от опыта и квалификации конкретных сотрудников.

Помощь сотрудникам во всём спектре их деятельности позволяет ускорить обучение новых сотрудников, расширить спектр деятельности каждого специалиста. И хотя квалификации сотрудников никогда не бывает слишком много, но и зависимость от уникальных знаний отдельного сотрудника должна быть минимальной, что достигается максимумом информации в программе.

Безопасность.

К безопасности относится предыдущий пункт. Тотальная зависимость от одного квалифицированного сотрудника может привести к неприятным последствиям.

К безопасности относится и следующий раздел. Отсутствие правильного учёта часто приводит к последствиям, бороться с которыми приходится, используя службу безопасности.

Безопасность это и техническая надёжность системы. КАИС "Автостандарт" устойчиво работает на любых исправных компьютерах. Неисправные компьютеры, неустойчивая сеть, неожиданное прерывание работы, например, из-за отключения электричества не могут привести ни к каким серьёзным, тем более фатальным последствиям.

Элементарные действия такие как, например, регулярное копирование данных уберегут вашу информацию от пожара, наводнения, кражи или порчи компьютеров. Основные данные в КАИС "Автостандарт" занимают очень небольшой объём, поэтому скопировать и сохранить данные просто и быстро. В системе есть и автоматическое архивирование данных с сохранением на другой жёсткий диск или на другой компьютер сети.

Программа и все базы данных находятся на компьютерах пользователей. Поэтому никто, в том числе разработчики, даже теоритически, не могут получить доступ к данным без согласия владельцев.

Многие важные данные в КАИС "Автостандарт" зашифрованы. Все операторы работают под собственными паролями и в каждом документе видно кто, когда и что делал.

Все бизнес процессы учитывают и решают вопросы безопасности. Характерный пример это автосервис. Именно технологии КАИС "Автостандарт" практически полностью исключают недобросовестные действия персонала с одной стороны, а с другой стороны минимизируют вероятность конфликтных ситуаций с клиентами.

Порядок во всём, прозрачность и историчность всех операций основа многих аспектов безопасности.

Порядок на складе, правильный учёт. Отсутствие порядка на фирме может дорого стоить фирме, гораздо дороже утерянного товара. Расхождение фактического наличия с цифрами компьютера вызывает разного рода проблемы. Важен не только факт наличия детали на складе, но и возможность быстрого поиска, как на складе, так и в программе. Непорядок в этих вопросах приводит к проблемам и с клиентами, и в работе, а также вызывает проблемы с персоналом и с сохранностью материальных ценностей.

Отдельно надо отметить учёт перемещения товара между магазинами. При подобных процедурах вероятность, как минимум, путаницы исключительно высока. Именно здесь важны чёткие процедуры работы.

Полный материальный учёт

Сколько стоит полноценный материальный учёт? Какую прибыль он приносит? Можно считать по-разному, но точно известно, что его отсутствие обходится исключительно дорого!

3-й уровень. Развитие фирмы

Только решив проблемы первого и второго уровня, фирма сможет развиваться. Возможность развития фирмы это ключевое преимущество и, с точки зрения окупаемости, приносит самый большой эффект, хотя и не сразу. Но оценивать развитие фирмы нужно не только в финансовых категориях, но и в разрезе быть или не быть фирме в какой-либо перспективе. Развиваться нужно не только для увеличения прибыли, но и для того, чтобы выжить в условиях возрастающей конкуренции.

Развитие фирмы

Нашу программу используют и большие и маленькие фирмы. Это говорит о реальной масштабируемости и универсальности не только программы, но и процессов в неё заложенных.

В маленькой фирме всё делают один-два человека. Основная программа их действий и учёта у них в головах плюс отлаженный годами механизм взаимодействия, а используемые программы учёта обычно мало помогают в реальной работе. Но постепенно увеличивается оборот и склад, который надо поддерживать, появляются новые поставщики, бренды и так далее. Когда берут дополнительных сотрудников, появляются проблемы, связанные не только с тем, что их надо обучать и контролировать, но и с тем, что годами отлаженные алгоритмы работы начинают сбоить. Есть ещё огромное, количество проблем, связанных с развитием фирмы, причём проблемы с программой как таковой далеко не самые главные. Невозможно описать проблемы наших предпринимателей, а понять их можно только на личном опыте. Поэтому всегда жалко тратить время, которого и так нет, на программу и программистов, но ещё обиднее осознавать, что программа не позволяет осуществить планы. Учитывая, что успешный предприниматель практически непрерывно пытается продвинуть свой бизнес, то и проблемы учёта и управления всегда требуют его внимания. КАИС "Автостандарт" позволяет максимально снизить усилия, по крайней мере, связанные с программой, т.к. всегда проще идти по протоптанной тропинке, чем быть первопроходцем.

Наша программа позволяет разделять функции и усложнять процессы постепенно, т.к. каждая процедура в дальнейшем может быть включена в длинные цепочки бизнес процессов. Сначала один продавец, затем два, три и так далее. Затем, возможно, потребуется добавить функцию кладовщика, кассира и так далее. Например, на большой фирме формирование заказа поставщику, проверку и внесение накладных в программу, пересчёт товара могут выполнять разные сотрудники. Это количественное расширение, постепенно переходящее в качественное. Но новые функции не появляются по мановению волшебной палочки. Сначала кто-то должен осознать их необходимость, придумать, как это сделать, сформулировать и только затем объяснить программисту. Программу нужно не только изменить, но нужно ещё и проверить результат. Возможно, потребуется очередная корректировка. Всё это отнимает и силы и время, а тем временем новые процессы осуществляются по обходной технологии или вручную. Обходные технологии вызывают разные другие проблемы, и с учётом и с бухгалтерией и так далее. И, как известно, ничто не бывает более постоянным, чем временное. Фирма вязнет в разных проблемах и уже не до развития, разобраться бы с предыдущим.

P.S. Разбираются по-разному. Иногда кажется, что стоит привлечь более опытного программиста и он решит все проблемы. Не справился привлечённый специалист, значит надо взять в штат, чтобы только нами занимался. Не справляется один то, наверное, нужно несколько человек (отдел)

А ещё бывает необходимость в расширении, которое невозможно без качественных изменений в работе. Это может быть второй магазин, открытие автосервиса, оптовая торговля и многое другое. И очень часто выясняется, что необходимо слишком многое менять в рабочих процессах и, соответственно, в программе. Но эти новые потребности нередко выходят далеко за пределы возможностей программы. И, часто выясняется, что даже глубокий тюнинг программы не может сделать из неё суперкар или, по крайней мере, приладить к ней новые функции. Многие начинают подумывать о том, чтобы написать новую программу "под себя", сделать всё что нужно, а затем перейти на неё, а пока расширяться не будем. Новая программа под заказ это отдельная тема, но, в любом случае, так могут подумать только фирмы с серьёзным оборотом, а большинство благоразумно отставляют даже мысли о новых проектах. Именно в таких ситуациях имеет наибольшую ценность такое свойство КАИС "Автостандарт" как универсальность. КАИС "Автостандарт" можно представить как Lego, где пользователь может расширять свой бизнес, используя готовые блоки и испробованные решения. Очень показателен, в этом отношении, пример интернет магазина. Для наших пользователей это чисто технический вопрос, не требующий ни изменения программы, ни изменений в работе фирмы.

Отдельно нужно отметить справочные данные. Их наличие позволяет быстро осваивать новые марки и бренды.

КАИС "Автостандарт" открывает своим пользователям новые возможности взаимодействия между собой. Надо отметить, что многие наши клиенты рекомендуют начать использовать нашу программу своим клиентам, и не только потому, что хорошо относятся к нам, но и потому, что понимают, насколько важен сильный партнёр. А в том, что наша программа усилит любую фирму, они не сомневаются.

P.S. Есть и обратные примеры, когда особо не распространяются об использовании нашей программы, опасаясь возможного усиления конкурентов.

Использование почти идентичных баз данных позволят быть уверенным продавцу, что весь его ассортимент будет в лёгком доступе для его покупателя. И, если предложение интересно, деталь будет или приобретена для пополнения склада, или она будет предложена конечному потребителю для оформления заказа.

В программе есть техническая возможность практически прямого обмена информацией с использованием технологии API запросов, исключив рассылку прайс-листов с необходимостью их дальнейшего импорта. Эта функция позволяет видеть все ваши предложения и предложения ваших партнёров без всяких предварительных операций со стороны вашего покупателя, в том числе и в его интернет магазине. Это особенно важно для очень маленьких фирм. Особенностью этих фирм, а чаще просто одиночек, является умение продавать, но полное отсутствие даже времени и сил на работу с поставщиками.

Возможности наших клиентов по взаимодействию позволяют, в конечном итоге, создавать товаропроводящие сети

P.S. На подключение к таким сетям ориентированы и продукты для микробизнеса. Информация о них изложена в соответствующем разделе.